การฝึกประสบการณ์วิชาชีพ สัปดาห์ที่ 4 (22-26 พฤศจิกายน 2553)

การปฏิบัติงาน
- บันทึกรานการทรัพย์สินในระบบ Oracle E-Business Suite จำนวน 376 รายการ เพื่อนำเลข Asset Number ที่ได้มาคีย์ลงใน Microsoft Excel
- รับโทรศัพท์ บันทึกเรื่องที่ติดต่องาน เนื่องจากพี่ผู้ดุแลต้องออกไปดูงานนอกสถานที่
- นำบาร์โค๊ดไปติดทรัพย์สินใหม่ โทรศัพท์ไร้สาย จำนวน 1 เครื่อง ณ. แผนกเภสัชกรรม พร้อมถ่ายภาพทรัพย์สิน
- ถ่ายภาพทรัพย์สินโอนคืน ณ. W11 ได้แก่ Chart เหล็กผู้ป่วยจำนวน 7 อัน , Oxygen Flowmeter จำนวน 3 อัน
- ทำแบบฟอร์มโอนคืนทรัพย์สิน 2 รายการ โดย Microsoft Word
- อัพเดทรายการโอนคืนทรัพย์สิน Chart เหล็กผู้ป่วยจำนวน 7 อัน , Oxygen Flowmeter จำนวน 3 อัน โดยโปรแกรม Microsoft Excel
- ประทับตราในเอกสารโอนคืนจำนวน 2 ฉบับ พร้อมลงเลข RP ส่งเอกสารคืน ณ. แผนกบริหารทรัพย์สิน โรงพยาบาลพญาไท 2
- ถ่ายเอกสาร ใบกำกับภาษี และ ใบสั่งซื้อ(PO) จำนวน 2 ชุด
- รับพัสดุแทนพี่ผู้ดูแล ณ. แผนกยานพาหนะ ทรัพย์สิน คือ ไมโครเวฟ 1 เครื่อง และติดบาร์โค๊ดที่ทรัพย์สิน จัดส่ง ณ. แผนกไตเทียม พร้อมเอกสารยืนยันการรับทรัพย์สิน
- ส่งเอกสาร ใบขอสั่งซื้อทรัพย์สินใหม่ (CAPEX) ณ. สำนักงานผู้บริหาร และ แผนกวิศวกรรม

ปัญหา
- เอกสารโอรคืนทรัพย์สินที่ส่งมาไม่มีลายเซ็นของหัวหน้าแผนก w.11
- โปรแกรม Oracle E-Business Suite มีปัญหาไม่สามารถลงรหัสของประเภททรัพย์สินได้

การแก้ปัญหา
- ส่งเอกสารคืน ณ. w.11 เพื่อให้หัวหน้าแผนกเซ็นรับเรื่องการคืนทรัพย์สิน
- ให้พี่ผู้ดูแล ช่วยสอนวิธีแก้ โปรแกรม Oracle E-Business Suite

ประโยชน์

- ได้เรียนรู้การถ่ายภาพทรัพย์สินที่ใช้ในการประกอบเอกสารในการยื่นเอกสารขอโอนคืน ขอซื้อ และ ขอโอนย้ายทรัพย์สิน

- ได้เรียนรู้ชื่อย่อของแต่ละแผนกและสถานที่ต่างๆ

- ได้เรียนรู้วิธีการติดบาร์โค๊ดว่าควรติดอย่างไร

การฝึกประสบการณ์วิชาชีพ สัปดาห์ที่ 3 (15-19 พฤศจิกายน 2553)

การปฏิบัติงาน

- จัดทำรายการบันทึกทรัพย์สิน ปี 2009 - 2010 ในระบบ Oracle Business Suite เพื่อนหา Asset Number จำนวน 196 รายการ

- จัดทำ Report รายการบันทึกทรัพย์สิน ปี 2009 - 2010 จากระบบ Oracle Business Suite ให้ออกออกมาเป็นหน้า Report โดยโปรแกรม Microsoft Excel

- เรียนรู้งานเกี่ยวกับ ตัวย่อของแต่ละ แผนกและรหัสประจำแผนก

- นำเอกสารใบโอนคืนทรัพย์สิน ใส่ซองเวียนภายในองค์กร ส่ง ณ ฝ่ายธุรการ

- ถ่ายเอกสาร OP จำนวน 5 ชุด

- นำแฟ้มสรุปยอดรายการทรัพย์สินประจำเดือนพฤศจิกายน นำส่ง ณ ฝ่ายธุรการ ส่งถึง แผนกบริหารทรัพย์สินโรงพยาบาลพญาไท 2

ปัญหา

- การบันทึกรายการทรัพย์สินมีความซับซ้อนทำให้เข้าใจได้ยาก

- ไม่ทราบตัวย่อ และ รหัส ของแต่ละแผนก

การแก้ปัญหา

- จดวิธีการบันทึกรายการทรัพย์สิน เพื่อให้จำได้ง่ายขึ้น

- สอบถามพี่ผู้ดูแล และ จดบัน ตัวย่อและ รหัส ของแต่ละแผนก

ประโยชน์

- สามารถใช้เครื่องถ่ายเอกสารในการถ่ายเอกสารในขนาดต่าง ๆ ได้

- สามารถคีย์ข้อมูลขององค์กรเข้าสู่ระบบได้ และ ดึงข้อมูลออกมาในรูปของ Report

- สามารถเดินรับ – ส่งเอกสารในสถานที่ต่าง ๆ ได้ง่ายและสะดวกมากขึ้น

การฝึกประสบการณ์วิชาชีพ สัปดาห์ที่ 2 (8-12 พฤศจิกายน 2553)

การปฏิบัติงาน

- รับเอกสารโอนคืนทรัพย์สินตกค้างจำนวน 1 ฉบับ

- ปรับปรุงข้อมูลใบสั่งซื้อทรัพย์สินใหม่ และ ใบโอนคืนทรัพย์สิน โดยโปรแกรม Microsoft Excel

- จัดทำแบบฟอร์มโอนคืนทรัพย์สิน โดยโปรแกรม Microsoft Word

- นำเอกสารการรับโอนคืนทรัพย์สินของหน่อยงาน ณ แผนกแม่บ้าน แผนกวิศวกรรม และ แผนก CSSD เซ็นรับเอกสาร

- เพิ่มรายการสั่งซื้อทรัพย์สินใหม่ โดยโปรแกรม Microsoft Excel

- นำทรัพย์สินขอซื้อจัดส่ง ณ แผนกแม่บ้าน พร้อมติดบาร์โค๊ตที่ทรัพย์สินเพื่อป้องกันการสูญหาย

- รับทรัพย์สินโอนคืน ได้แก่ เครื่อง Fax จำนวน 1 เครื่อง ณ แผนกฉุกเฉิน (ER)

- จัดเรียงเอกสารของแผนกบริหารทรัพย์สิน ใส่ซองเวียน ส่งให้แกหน่อยงานหลัก โรงพยาบาลพญาไท 2

- เช็คจำนวนซากทรัพย์สิน ตั้งแต่ เดือนมกราคม - ตุลาคม 53 พร้อมอัพเดทข้อมูล โดยโปรแกรม Microsoft Excel

ปัญหา

- จำนวนซากทรัำพย์สินแต่ละประเภทไม่ได้จัดเรียงให้เป็นหวมดหมู่ จึงยากต่อการเช็คจำนวน

- เอกสารการโอนคืนทรัพย์สิน ข้อมูลไม่ครบทำให้เกิดความล่าช้าในการจัดทำเอกสาร

การแก้ไข

- จัดเรียงซากทรัพย์สินให้เป็นหมวดหมู่

- ส่งกลับต่อหน่อยงานที่ส่งเอกสาร แก้ไขเอกสารให้ครบถ้วน

ประโยชน์

- มีความรู้ในเรื่องของการทำเอกสารของ องค์กรมากขึ้น

- มีความกล้าแสดงออกในการนำเอกสารของหน่อยงานไปส่งและ ติดต่องานแทนพี่ผู้ดูแล

การฝึกประสบการณ์วิชาชีพ สัปดาห์ที่ 1 (1-5 พฤศจิกายน 2553)

การปฏิบัติงาน

- เรียนรู้การทำ บาร์โค้ด (barcode) เพื่อนำไปติดตามทรัพย์สินของหน่วยงาน

- เดิน รับ - ส่ง เอกสาร ณ แผนกบัญชี แผนกธุรการ แผนศูนย์การเรียนรู้ และแผนก x-ray

- ถ่ายเอกสาร และ ส่ง Fax ไปหน่วยงานอื่น

- ปรับปรุงข้อมูลใบสั่งซื้อทรัพย์สินใหม่ และ ใบโอรคืนทรัพย์สิน โดยโปรแกรม Microsoft Excel

- ทำรายงานการโอนคืนทรัพย์สิน พร้อมรูปถ่ายทรัพย์สินที่โอนคืน โดยโปรแกรม Microsoft Word

- จัดเอกสารใส่ซองเวียนสีน้ำตาล เขียนลายละเอียดผู้รับเอกสาร ส่งเอกสารใ้ห้แก่ แผนกธุรการ ส่งใ่ห้แก่หน่วยงานนั้น ๆ

- นำทรัพย์สินของหน่วยงาน นำไปเก็บ และ เช็คจำนวน ทรัพย์สินในสต๊อก

- ปรับปรุงข้อมูลการเบิกจ่าย ทรัพย์สินของหน่อยงาน โดยโปรแกรม Microsoft Excel

- กรอกข้อมูลการโอนคืน การสั่งซื้อทรัพย์สินใหม่ ลงในสมุดการเบิกจ่าย ทรัพย์สินของหน่วยงาน พร้อมนำไปให้หัวหน้าแผนกบริการทรัพย์สิน เซ็นรับทราบเรื่อง

- ตรวจสอบเอกสารที่สมบูรณ์แล้ว นำเก็บใส่แฟ้ม

ปัญหา

- ไม่เข้าใจการกรอกข้อมูลลงในสมุดการเบิกจ่าย

- เอกสารใบโอนคืนสินค้าไม่ครบถ้วน

วิธีแก้ปัญหา

- ใ้ห้พี่ผู้ดูแลในการฝึกประสบการวิชาชีพ อธิบายงานให้เข้าใจ

- แจ้งที่หน่วยงานนั้น แล้ว ทำเรื่อง ติดตามใบโอรคืนเพื่อให้เอกสารสมบูรณ์

ประโยชน์

- รู้จักกาเรียนรู้การทำงานอย่างเป็นระบบ

- รู้จักการวิธีใช้โปรแกรมการสร้างบาร์โค๊ด

- รู้จักการแก้ปัญหาเฉพาะหน้า